Sie haben gute Mitarbeitende. Menschen, die ihren Job können. Die Verantwortung
übernehmen wollen. Und trotzdem… fühlt sich der Alltag oft schwerer an, als er müsste.
Aufgaben ziehen sich. Entscheidungen dauern. Und am Ende landen die Dinge doch wieder
bei Ihnen. In diesem Beitrag zeige ich Ihnen, warum selbst gute Mitarbeitende ineffizient
arbeiten, welche strukturellen Ursachen dahinterstecken und was Sie konkret verändern
können, damit es endlich rund läuft.
Wenn niemand wirklich zuständig ist, wird alles langsamer
Einer der stillsten, aber wirkungsvollsten Bremsklötze ist fehlende Klarheit bei
Verantwortlichkeiten. Das zeigt sich selten offensichtlich. Niemand sagt laut: „Ich weiss nicht,
wer das machen soll.“ Es passiert subtiler.
Eine Aufgabe kommt rein. Mehrere Personen fühlen sich ein bisschen zuständig – oder eben
nicht ganz. Also wird nachgefragt. Oder vorsichtshalber noch einmal abgestimmt. Oder man
wartet, bis jemand entscheidet. Und plötzlich dauert etwas, das eigentlich in zehn Minuten
erledigt wäre, einen halben Tag. Nicht, weil die Mitarbeitenden nicht können. Sondern weil sie
sich absichern müssen.
Ich erlebe oft, dass genau hier der Gedanke entsteht: Warum sind wir so langsam? Die
ehrlichere Frage wäre: Warum ist nicht klar, wer hier wirklich entscheidet?
Sobald diese Klarheit da ist, verändert sich die Dynamik sofort. Entscheidungen werden
schneller getroffen, Verantwortung wird übernommen und das ständige Hin- und
Herschieben hört auf.
Praxisbeispiel: Ich erinnere mich an ein Unternehmen, in dem ein Angebot erstellt werden
sollte. Drei Personen waren involviert. Alle kompetent. Alle engagiert. Die eine Person hat
vorbereitet. Die zweite hat ergänzt. Die dritte wollte noch einmal drüberschauen.
Das Problem: Niemand wusste genau, wer am Ende entscheidet. Das Angebot wurde
mehrfach angepasst, hin und her geschickt, rückversichert. Am Ende hat es Tage gedauert –
für etwas, das eigentlich in wenigen Stunden hätte fertig sein können.
Was wir verändert haben: Wir haben eine einzige Sache klar definiert: Wer trägt die
Verantwortung für das Ergebnis? Nicht im Team. Nicht gemeinsam. Eine Person.
Wenn jeder „seinen Weg“ hat, entsteht Reibung
Ein zweiter Punkt, der im Alltag unglaublich viel Energie kostet, ist fehlende Klarheit in den
Abläufen. Viele Unternehmen haben Prozesse – zumindest theoretisch. Irgendwo gibt es
Beschreibungen, vielleicht ein Tool, vielleicht auch einfach nur ein gemeinsames Verständnis.
Aber im Alltag sieht es oft anders aus. Jeder hat sich über die Zeit seinen eigenen Weg
zurechtgelegt. Die eine Person macht es so, die andere ein bisschen anders. Das wirkt auf den
ersten Blick flexibel. In Wahrheit passiert aber etwas anderes. Es entstehen Rückfragen.
Unsicherheiten. Unterschiede in der Qualität. Und immer wieder dieser Moment, in dem
jemand innehält und denkt: Ist das jetzt richtig so?
Diese kleinen Unsicherheiten summieren sich. Jeden Tag. Und genau das führt dazu, dass
Dinge länger dauern, als sie müssten. Was hier hilft, ist keine perfekte Prozesslandschaft.
Sondern einfache, klare Abläufe, die im Alltag wirklich gelebt werden können. Nicht
kompliziert, nicht theoretisch – sondern so, dass jeder weiss: So machen wir das hier.
Praxisbeispiel: Ich erinnere mich an ein Team, in dem es um etwas scheinbar Einfaches ging:
Rechnungen freigeben. Nichts Komplexes. Und trotzdem lief es jedes Mal anders. Die eine
Person hat die Rechnung direkt weitergeleitet. Die andere hat sie zuerst geprüft und
kommentiert. Die dritte hat sie ausgedruckt, unterschreiben lassen und wieder eingescannt.
Was wir gemacht haben: Wir haben den Ablauf einmal gemeinsam durchgesprochen. Einfach.
Klar. Ohne Schnickschnack.-So kommt die Rechnung rein-So wird sie geprüft-So wird sie freigegeben
Und das verbindlich für alle.
Wenn Suchen zum Alltag gehört, fehlt der Fokus
Der dritte Punkt wird oft komplett unterschätzt, weil er so alltäglich ist. Und genau deshalb so
gefährlich. Wie oft passiert es, dass jemand eine Datei sucht, sich durch verschiedene Ordner
klickt, mehrere Versionen findet und am Ende nicht sicher ist, welche die richtige ist? Oder
dass Informationen irgendwo liegen, aber niemand genau weiss, wo?
Das sind keine grossen Probleme. Aber es sind genau diese kleinen Dinge, die sich summieren.
Zeit geht verloren, ohne dass es auffällt. Fokus geht verloren, ohne dass es bewusst wird. Und
irgendwann entsteht dieses Gefühl im Team: Es ist einfach anstrengend, hier zu arbeiten.
Sobald hier Klarheit entsteht – ein Ort, eine Struktur, eine nachvollziehbare Logik – verändert
sich etwas Entscheidendes. Es wird ruhiger.
Praxisbeispiel: Ich war bei einem Unternehmen im Backoffice, und eigentlich ging es um
etwas ganz Normales: Eine Mitarbeiterin brauchte eine aktuelle Vertragsversion. Sie öffnet
den Ordner. Findet mehrere Dateien.
„Vertrag_final“
„Vertrag_final_neu“
„Vertrag_final_final“
Sie hält kurz inne. Öffnet die erste Version. Dann die zweite. Dann fragt sie sicherheitshalber
noch eine Kollegin. Die ist sich auch nicht ganz sicher. „Ich glaube, das ist die richtige… aber
schau lieber nochmal nach.“ Am Ende vergeht fast eine Viertelstunde. Für etwas, das
eigentlich 30 Sekunden dauern sollte.
Was wir verändert haben: Wir haben die Ablage einmal konsequent bereinigt. Ein klarer Ort.
Eine verständliche Struktur. Und eine einfache Regel: Es gibt nur eine gültige Version.
Was wirklich dahintersteckt
Wenn man all diese Punkte zusammennimmt, wird eines deutlich: Ihre Mitarbeitenden
arbeiten nicht ineffizient, weil sie es nicht besser können. Sie gleichen jeden Tag ein System
aus, das ihnen zu wenig Orientierung gibt.
Mit Nachfragen. Mit Improvisation. Mit zusätzlichem Aufwand. Und genau das kostet Sie – oft
unbemerkt – jeden Tag Zeit, Energie und Fokus.
Fazit: Es liegt selten an den Menschen
Die meisten Unternehmerinnen und Unternehmer investieren viel Energie in ihr Team. In die
Auswahl, in die Entwicklung, in die Zusammenarbeit. Und das ist auch richtig. Aber was oft
vergessen wird, ist das System, in dem dieses Team arbeitet.
Denn genau dieses System entscheidet darüber, ob Ihre Mitarbeitenden ihr Potenzial
entfalten können – oder ob sie sich täglich selbst ausbremsen. Vielleicht haben Sie beim
Lesen an die eine oder andere Situation gedacht. Dann lohnt es sich, genau dort anzusetzen.
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